POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
NIT: 900404862-1

1. OBJETO

El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de Consultoría y Control S.A.S., de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y el capítulo 26 del Decreto único 1074 de 2015, los responsables del tratamiento deben inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales sujetos a tratamiento.

El tratamiento de los datos personales inscritos en el Registro Nacional de Bases de Datos se realizará con las finalidades de administrar dicho Registro y supervisar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales.

2. DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente política, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas determinables. Debe entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene conocimiento restringido, y por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato público: Es el dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o servidor público y aquellas que puedan abstenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden ser contenidos, ente otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza de intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros. La captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, fácil o de palma de mano, entre otros. La ley prohíbe el tratamiento de datos sensibles excepto cuando el titular haya dado su autorización de manera explícita, o cuando su tratamiento sea necesario para el interés vital del titular, o cuando sean necesarios para la defensa en un proceso judicial o tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si mismo o en asocio con otros, decide sobre la base datos y/o tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO:

Consultoría y Control S.A.S. es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.
- Razón social: Consultoría y Control S.A.S.
- Oficina: Calle 106 N° 57-23 Oficina 306 Edificio Square Center, Bogotá D.C.
- Teléfonos: 674 91 44
- Celular: 321 440 7930
- Página Web: www.consultoriaycontrol.com.co
- Email: info@consultoriaycontrol.com.co

4. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y LA FINALIDAD DEL MISMO:

Consultoría y Control S.A.S, restringirá el Tratamiento de datos personales a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

Se utilizarán y tratarán los datos catalogados como sensibles, cuando:

a) El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por ley no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y peste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
c) El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
Se utilizarán y tratarán datos de menores, atendiendo el interés superior de niños, niñas y adolescentes, asegurando el respeto de sus derechos fundamentales. De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de Infancia y Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado

Tratamientos y finalidades Generales de la información:
- Procesar
- Confirmar
- Cumplir
- Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros
- Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios - Realizar transacciones
- Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacional, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros
- Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación
- Recolección
- Almacenamiento
- Grabación
- Uso
- Circulación
- Procesamiento
- Supresión
- Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos
- Registros contables
- Correspondencia
- Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas

Información de los accionistas:
- Efectuar el pago de dividendos.
- Cumplimiento de las decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
- Control de la participación accionaria y publicación de los accionistas con mayor participación.
- Contactos

Información de los proveedores y acreedores:
- Elaborar ordenes de compra, servicios y contratos
- Evaluar los productos y servicios ofrecidos por parte del proveedor. - Gestionar los pagos.
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros.
- Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.
- Responder reclamos y consultas que se realicen por medio de los canales autorizados.
- Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
- Eventualmente se hará transferencia de algunos datos a terceros.

Información de los clientes:
- Informar sobre productos y servicios, así como eventos, promociones, ofertas comerciales relacionadas.
- Realizar estudios y evaluaciones, así como análisis con fines estadísticos
- Cumplimiento de obligaciones contractuales,
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
- Realizar trámites relacionados con facturación
- Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado relacionados con los producto y servicios ofrecidos por la empresa.
- Eventualmente se hará transferencia de algunos datos a terceros
- Responder las consultas y reclamos que se realicen a través de cualquier de los canales que la empresa ponga a su disposición.

Información de los empleados, trabajadores retirados, pensionados y candidatos a ocupar vacantes:
- Gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.
- Confirmar información con bases de datos públicas, compañías especializadas, estudios de seguridad, exámenes ocupacionales.
- Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.)
- En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información.
- Informar sobre programas de promoción
- Asignar herramientas de trabajo, permisos y usuarios en los sistemas de la compañía.
- Realizar pago de nómina y descuentos a los que haya lugar.
- Monitorear a través del sistema de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones, con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y personas al interior de la compañía.
- Llevar control de ingreso y salida de los trabajadores, así como establecer un control de horario a través de biométrico entre otros medios.
- En el caso de requerimientos judiciales y legales.
- Análisis estadísticos.
- Capacitación y formación
- Eventualmente la información se compartirá con terceros, quienes podrán realizar tratamiento de datos para las mismas finalidades descritas en la presente política.

Consultoría y Control S.A.S. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este aviso.

5. DERECHOS DEL TITULAR:

El Titular es una persona natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o utilizados por el responsable del tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:

- Derecho de acceso: El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento. La empresa garantiza al titular el derecho de acceso en tres vías:

a) El titular puede conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales,
b) El titular puede tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable,
c) El titular cuenta con el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo lleva al cumplimiento del deber de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas las finalidades del tratamiento.

- Consultas: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, la empresa garantiza el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales se garantiza:
a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes, b) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

- Reclamos: Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular que considere que la información contenida en un base de datos deber ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierten el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o en esta política, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: a) El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo no cuenta con la información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección, adjuntando los documentos que se quiera hacer valer. Se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por el titular previa acreditación de su identidad o la de su representante. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.Consultoría y Control S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. Al respecto se tendrá en cuenta, las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, debe el titular indicar las correcciones a realizar y anexar la documentación que avale su petición.

- Revocatoria de la autorización: Los titulares de datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Se debe tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocatoria del consentimiento puede darse. La primera, puede darse sobre la totalidad de las finalidades consentidas, en este caso la empresa dejará de tratar por completo los datos del titular. La segunda modalidad, es la revocatoria parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable del tratamiento, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular esté de acuerdo., para efectos de ejercer esta opción se deberá indicar con cual tratamiento el titular no está conforme. Existen casos en los que el consentimiento, por su carácter necesario dentro de la relación entre el titular y el responsable, y en virtud de un contrato o disposición legal no podrá ser revocado.

Por lo anterior, el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria deberá indicar si la revocatoria que pretende realizar es total o parcial.

Los mecanismos que se establezcan para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señalan en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Adicionalmente cuenta con los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error. En todo caso el Titular se obliga a suministrar información veraz.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
c) Ser informado previa solicitud dirigida del responsable del tratamiento respecto del uso que se le han dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en el Decreto Único 1074 de 2015 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte del responsable.

6. TRÁMITE DE LOS RECLAMOS

Consultoría y Control S.A.S., tiene a disposición de sus trabajadores, clientes y proveedores, diversas formas para realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas al domicilio Calle 106 No. 57-23 Oficina 306. Bogotá– Colombia, contacto telefónico 6749144, correo electrónico info@consultoriaycontrol.com, página web www.consultoriaycontrol.com.co

Allí los interesados podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación, revocatoria del consentimiento y oposición al tratamiento de sus datos personales.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, CONSULTORÍA Y CONTROL SAS, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud es necesario suministrar la siguiente información:

- Nombre completos y apellidos
- Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
- Medios para recibir propuesta a su solicitud
- Motivos que den lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer.
- Firma (sí aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contando a partir del día siguiente, a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, CONSULTORÍA Y CONTRL SAS, informará al interesado los motivos de la demora y fecha que se atenderá el reclamo, término que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que le reglamenten, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión, y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la protección de datos personales.

El titular podrá ejercer las siguientes acciones:

1. En virtud del derecho de acceso el titular podrá acceder y conocer sí su información personal está siendo objeto de tratamiento, así:

a) El titular puede conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales

b) El titular puede tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

c) El titular cuenta con el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo lleva sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades del tratamiento.

2. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales se garantiza:

- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que ha dispuesto.

3. Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierten el presunto incumplimiento de cualquier deber contenido en la Ley 1581 de 2012 o en esta política, podrán presentar un reclamo ante el responsable de tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

- El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle tramite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y adjuntando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

-Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por el titular previa acreditación de su identidad o su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.

El responsable del tratamiento tiene la obligación rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. Al respecto se tendrá en cuenta: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y anexar la documentación que avale su petición.

El titular tiene derecho, en todo momento a solicitar la eliminación de sus datos personales cuando:

- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para las cuales fueron recolectados.

Esto implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, base de datos o tratamientos realizados. Es importante, que este derecho del titular no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas y si los datos son necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados por el titular.

4. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocatoria del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, por lo que deberá dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocatoria parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial.

En la segunda hipótesis se deberá indicar con cual tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD:

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, se han adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

8. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS:

Consultoría y Control S.A.S. se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Protección de datos. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de medios habituales de contacto y/o a través de su página web. En caso de no estar de acuerdo, por razones validas y que se constituyan en justa causa, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la empresa.

La información de nuestras bases de datos será tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el titular de la información. De manera general, la información no será objeto de tratamiento por un periodo superior a veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso y de ser necesario, se mantenga para cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter general.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismo por el titular del dato después de la notificación de la nueva política de privacidad, constituye la aceptación de la misma.

9. VIGENCIA:
Esta Política General de Privacidad es efectiva desde la fecha de su publicación en el mes de julio de 2019.